Productividad Personal: Efectividad más allá de la Gestión del Tiempo

Me encanta hablar de productividad personal porque estoy convencido de que tiene un impacto directo y positivo en nuestra felicidad, así lo indican muchos investigadores, de modo que si quieres ser un poco más feliz te recomiendo que sigas leyendo.

De los muchos conceptos que manejamos al hablar de productividad personal: objetivos, planificación, prioridades, proactividad, etc., hoy hablaré de uno de los más importantes, incluso me atrevería a decir, el más importante, y de alguna contradicción de lo más habitual que nos impide conseguir el máximo rendimiento cuantitativo y cualitativo.

Mann+Hummel, la empresa para la que trabajo la mayor parte de mi tiempo, utiliza el acrónimo FILTER para representar sus valores empresariales, siendo la primera letra la F de enFoque (Focus). No podría estar más de acuerdo en dar esta especial relevancia a este concepto, fundamental para el éxito de cualquier empresa y para el éxito personal.

Podemos decir que el enfoque consiste en dirigir toda nuestra atención a algo concreto, perfectamente delimitado. En el caso de Mann+Hummel se trata de filtración, de separar lo necesario de lo dañino, nada más y nada menos.

El enfoque en grado superlativo es lo que el investigador en psicología y sociología con el nombre más impronunciable del planeta, Mihaly Csikszentmihalyi, denomina estado de flujo o fluidez (Flow). Creo que todos hemos tenido alguna experiencia de este tipo, lo sabrás si en algún momento has estado tan inmerso en la tarea que estabas llevando a cabo que al mirar el reloj te has sorprendido de lo avanzado de la hora con esa sensación de que el tiempo ha pasado volando.

Alcanzar la fluidez depende de varios conceptos, por ejemplo, será más fácil cuanto más seductora o más identificados o comprometidos estemos con la tarea y más si contiene un cierto grado de dificultad. En cualquier caso, hay 2 que son fundamentales y que se deben procurar ineludiblemente:

·        Evitar las distracciones

·        Evitar las interrupciones.

 

 

Una importante consecuencia del estado de fluidez es que genera una gran satisfacción.

No se puede conseguir la fluidez si no estamos en un entorno apropiado, y por ello sigo sin entender por qué se siguen haciendo oficinas “open space” como norma general, esas oficinas abiertas donde un grupo de personas comparten un mismo espacio sin separación visual ni acústica. Sin duda son un lugar propicio para ponerse al día de las últimas tendencias de moda, eventos televisivos, la vida social de los compañeros y para demostrar al resto de inquilinos el magnífico acento de Clermont-Ferrand que gastamos al hablar con nuestros colegas del país vecino, a ser posible levantando la voz un poquito más de lo necesario. Apostaría que Ramón y Cajal no hubiera ganado el Nobel si hubiera tenido que trabajar en esas condiciones.

Ciertamente, existen trabajos cuya naturaleza los hace perfectamente compatibles con estas oficinas abiertas. En el ámbito de la creación de software y particularmente en los equipos que utilizan la metodología Scrum, puede ser beneficioso el mantener un contacto cuasi permanente con el resto de los miembros del equipo de desarrollo. También en entornos donde prima la creatividad, el contacto con los compañeros puede ayudar a promover la tan perseguida serendipia.

No trato de hacer una guía de aplicación de las oficinas abiertas, simplemente constato que lo que puede ser una herramienta muy interesante en situaciones particulares se tiende a usar como concepto general. Para mí, en aras de la productividad, el máximo enfoque y efectividad se conseguirán creando el ambiente propicio, que es, sencillamente, aquel en el que nos sea más fácil sumergirnos por completo en la tarea que queremos llevar a cabo, sin distracciones y sin interrupciones. De otro modo, será imposible dar lo mejor de nosotros mismos.

No se trata de hacer como J.K. Rowling, refugiándose en un hotel para conseguir el aislamiento necesario para terminar con éxito la saga de Harry Potter, pero sí de utilizar algún tipo de barrera física o acústica que nos aísle del entorno en la medida de lo posible. El cerebro lo agradece proporcionándonos una mayor capacidad de concentración y de aprehender conceptos nuevos y desarrollar habilidades.

Más sencillo aún es desconectar cualquier tipo de aviso o alarma en nuestro ordenador y sobre todo en nuestro móvil, el mundo seguirá allí aunque pases un par de horas sin consultar el estado de tus redes sociales, de tu correo electrónico o de cualquier tipo de mensajería instantánea, a no ser que seas el otro lobo de Wall Street o el equivalente ibérico de Gordon Gekko.

Es importante, porque al mantener largos periodos de enfoque, unas células del sistema nervioso central con el simpático nombre de oligodendrocitos, fabrican una especie de funda de un material llamado mielina alrededor de aquellas neuronas involucradas en procesos repetitivos, ayudando a que la transmisión de información sea hasta 100 veces más rápida de lo habitual. Es como añadir asfalto a lo bruto a una carretera secundaria para transformarla en una autopista de 6 carriles. Esto es lo que hace que con enfoque y repetición podamos mejorar gradualmente nuestras habilidades cognitivas.

Espero haber aclarado algo la importancia del enfoque y prometo que, a día de hoy, no tengo intereses en ninguna empresa de biombos, mamparas o similares, pero todo es cuestión de hablarlo.

Y si te interesa tu productividad personal o la de tu equipo te invitamos a asistir a la charla que impartiré el próximo día 25 de Octubre en Ibercide. Descubriremos más técnicas y hábitos para gestionar el tiempo de forma más eficaz. Más información aquí.

Juan Díaz, coach de negocios en Impulso Coaching de Negocios.

PRODUCTIVIDAD SIN ESTRÉS

Hace poco más de 10 años, Leo Babauta era un periodista estresado e infeliz. Sintiendo que su vida era un caos, decidió cambiar empezando por dejar de fumar. Poco después comenzó a correr y gracias a su determinación consiguió tiempo más tarde terminar su primera maratón. Entre tanto comenzó a preocuparse más por su alimentación, lo que le llevó a perder 20Kg.

Babauta descubrió el poder del enfoque, el tener un solo objetivo a la vez, lo que le llevó a conseguir nuevos triunfos personales uno tras otro, como correr 2 triatlones, quedar totalmente libre de deudas, poner en marcha un blog de éxito o escribir un libro. Hoy es un referente en el mundo empresarial en el ámbito de la productividad personal.

La clave de todo ello está, según explica en su libro “El poder de lo simple”, en simplificar.

“La simplicidad se reduce a dos cosas:

  • Identificar lo esencial
  • Eliminar el resto”

Parece una simpleza pero es un excelente punto de partida que invita a una profunda reflexión.

Lo siguiente es desarrollar hábitos saludables, aquellos que nos convierten en personas más aptas para conseguir nuestros objetivos.

Al igual que con los objetivos, el truco radica en implantar los hábitos uno a uno en lugar de buscar cambios drásticos que supongan un esfuerzo mayor de lo que nuestra voluntad puede gestionar.

A modo de ejemplo, yo no recomendaría a alguien que quisiera empezar a correr, que se lanzara al día siguiente si ello implica madrugar más de lo habitual. Tendrá más éxito si consigue madrugar durante 3 semanas y empieza a salir a correr en la cuarta. Primero nos creamos el hábito de madrugar. Una vez que ya no nos supone un esfuerzo podemos implementar el hábito de salir a correr.

Esto me lleva a hablar de los disparadores. Un disparador es algo que nos marca el momento de iniciar una acción. Por ejemplo, es evidente que tendré más probabilidades de llevar a cabo una tarea si pongo una alarma en mi teléfono que si simplemente confío en que la haré a una determinada hora. Sin embargo, una alarma no es el mejor disparador, excepto cuando uno está durmiendo. Los mejores disparadores para la acción son otras acciones.

Por ejemplo, Suena el despertador-> Te levantas-> Te tomas un vaso de agua-> Sales a correr-> Tomas una ducha-> Te vistes-> Desayunas->…

En el trabajo podría ser: Encender el ordenador-> colgar la chaqueta-> Comprobar el calendario-> Hacer la tarea más importante-> Comprobar y priorizar el correo electrónico-> Responder los correos de menos de 2 minutos-> Hacer un bloque de llamadas telefónicas-> Hacer la tarea más prioritaria->…

Como vemos, la finalización de cada tarea hace de disparador para que comience la siguiente.

Podemos identificar aquellas tareas susceptibles de hacer de disparador, como llegar a la oficina, tomar el café de media mañana, comer, reuniones periódicas y en general cualquier tarea que sea recurrente, tanto en casa como en el trabajo.

Leo Babauta es también el creador del ZTD o Zen to Done, un sistema de productividad personal que está incluido en nuestro Programa de Gestión del Tiempo “De Gracián a Harada” cuya quinta edición comienza el próximo 8 de noviembre. Si quieres mejorar tu desempeño o el de tu equipo y mejorar los resultados, ponte en contacto con la delegación de Impulso en Zaragoza amparogimeno@impulsocoach.com

Juan Diaz, coach de negocios en la delegación de Zaragoza de Impulso Coaching de Negocios.